Banyak orang dan perusahaan menggunakan email sebagai mode komunikasi utama. Jadi, tidak mengherankan jika pada tahun 2018 jumlah email bisnis yang dikirim dan diterima setiap hari adalah sekitar 124,5 miliar, menurut firma riset pasar teknologi Radicati Group. Statistik yang sama menunjukkan bahwa email konsumen yang dikirim dan diterima setiap hari berjumlah sekitar 111,1 miliar. Banyak dari email tersebut berisi lampiran.
Jadi, jika Anda tidak dapat membuka lampiran file, Anda tidak sendiri.
Dalam pengaturan kantor, rata-rata pekerja kantor dilaporkan menerima 121 email per hari dan mengirimkan 40 email sehari.
- 60% email dibaca di perangkat seluler.
- 33% pengguna seluler mendasarkan keputusan mereka untuk membaca email pada baris subjek.
- 49,7% email dianggap sebagai spam.
- 2,3% email memiliki lampiran berbahaya.
Berdasarkan statistik, mengirim dan menerima email telah menjadi mode komunikasi favorit.
Namun, seperti aplikasi atau program apa pun di komputer atau perangkat seluler Anda, penggunaan email pasti menyebabkan beberapa masalah teknologi. Salah satunya adalah ketidakmampuan untuk membuka lampiran email.
Ada beberapa alasan mengapa hal ini terjadi. Tapi pertama-tama, mari kita perjelas beberapa hal.
Apa itu lampiran email?
Nama itu sendiri cukup jelas, tetapi lampiran email lebih dari sekadar file yang dikirim bersama dengan pesan email.
- Ini digunakan sebagai cara sederhana untuk berbagi dokumen dan gambar.
- Satu atau lebih file dapat dikirim sebagai lampiran email.
- Email itu sendiri dapat dikirim sebagai lampiran.
- MIME dan standar email lainnya tidak menentukan batas ukuran file apa pun untuk lampiran email, tetapi sebagian besar pengguna tidak dapat mengirim file yang terlalu besar ke seluruh web.
- Ketidakmampuan untuk mengirim file besar melalui internet disebabkan oleh:
- Batas ukuran file yang ditetapkan oleh sistem email itu sendiri, seperti Gmail.
- Agen transfer surat membatasi ukuran yang dapat mereka simpan antara menerima dan meneruskan email dengan lampiran dari pengirim ke penerima.
- Sistem email penerima menolak email masuk dengan lampiran yang melampaui ukuran tertentu.
- Sebagian besar serangan malware didistribusikan melalui lampiran email.
Email pada dasarnya adalah file teks, tetapi lampiran dapat berupa file biner atau file teks yang diformat. Ini akan membutuhkan lampiran untuk dikodekan sebelum dikirim dan kemudian didekodekan saat diterima. Dua dari skema penyandian yang paling lazim adalah MIME dan Uuencode .
Mengapa Anda tidak dapat membuka lampiran email, dan bagaimana cara memperbaikinya?
Lampiran email sangat penting untuk bisnis karena faktur, memo, dan dokumen perusahaan penting lainnya dapat dikirim melalui email. Jadi, ini masalah besar jika Anda tidak dapat membuka lampiran.
Mengapa ini terjadi?
Simbol dalam nama file
Jika lampiran email memiliki tanda tanya (?) atau tanda tambah (+) pada nama file, Anda mungkin tidak dapat membuka lampiran yang dikirim. Dalam hal ini, Anda harus meminta pengirim untuk mengoreksi nama file dan mengirim ulang email kepada Anda.
Format file tidak dikenal
Jika ada aplikasi khusus yang diperlukan untuk membuka file terlampir dan Anda tidak memilikinya, Anda harus mengunduh program yang diperlukan sebelum dapat membuka lampiran email.
Ini mengharuskan Anda membiasakan diri dengan ekstensi file dan jenis file yang terkait dengannya.
Beberapa contohnya adalah:
- Jenis File: Dokumen Microsoft Word
- Ekstensi: .doc atau .docx
- Jenis File: Lembar Bentang Microsoft Excel
- Ekstensi: .xls atau .xlsx
- Tipe File: Microsoft PowerPoint
- Ekstensi: ppt atau .pptx atau .pps
- Jenis File: Adobe Acrobat
- Ekstensi: .pdf
- Jenis File: File terkompresi
- Ekstensi: .zip atau .rar atau .z
- Jenis File: Pemutar Film yang Kompatibel
- Ekstensi: .avi atau .mov atau .wmv atau .mp4 atau .mpeg
- Jenis File: File yang dapat dieksekusi
- Ekstensi: .exe atau .com
- Jenis File: File HTML
- Ekstensi: .html atau .htm
Dari semua ekstensi file ini, yang harus Anda waspadai saat dibuka adalah file yang dapat dieksekusi (.exe atau .com) karena ini mungkin berisi program virus atau malware. Hal yang sama berlaku jika file terkait berbeda dari jenis file. PDF dengan ekstensi .exe atau .com, misalnya, adalah sesuatu yang harus Anda perhatikan.
Beberapa Faktor Penyebab Yang Membuat File Gagal Dibuka
Ketidakmampuan untuk membuka lampiran juga terjadi ketika salah satu dari dua hal ini terjadi-file terkait salah atau ada masalah dengan program yang diperlukan untuk membuka lampiran file.
File terkompresi, misalnya, dapat memiliki ekstensi .doc atau .docx. Karena ekstensi file tidak didukung oleh program de-kompresi, lampiran file tidak akan terbuka.
Pengguna seluler yang tidak dapat membuka lampiran mungkin juga perlu mengunduh program yang diperlukan ke perangkat seluler mereka sebelum dapat melanjutkan.
Program antivirus
Perlindungan antivirus atau firewall yang terpasang di komputer atau perangkat Anda mungkin memblokir kemampuan Anda untuk mengunduh lampiran email. Inilah cara Anda menyiasatinya:
- Nonaktifkan sementara antivirus atau firewall.
- Setelah mengunduh lampiran email, tambahkan pengecualian ke program antivirus atau firewall.
- Aktifkan kembali antivirus atau firewall.
Masalah kompatibilitas
Jika email berasal dari komputer MAC dan lampiran file tidak disimpan dalam format yang kompatibel dengan Windows, ini dapat menimbulkan masalah. Anda harus memberi tahu pengirim email bahwa penerima menggunakan komputer Windows dan lampirannya harus disimpan sebagaimana mestinya.
Berkas rusak
Jika Anda menerima pesan kesalahan yang mengatakan “file rusak dan tidak dapat dibuka,” minta pengirim memeriksa apakah lampiran email berfungsi pada akhirnya, dan kemudian mengirimkannya kembali kepada Anda.
Jika Anda telah melakukan semua langkah yang tercantum di atas dan tidak ada yang berhasil, kemungkinan besar file tersebut sudah rusak sebelum dikirim sebagai lampiran.
Add-in Outlook
Jika Anda menggunakan Microsoft Outlook dan tidak dapat membuka lampiran file, Anda mungkin perlu menonaktifkan add-in.
- Di Microsoft Outlook, klik File > Opsi > Add-in.
- Klik Add-in COM di bawah Kelola, lalu klik PERGI.
- Hapus centang semua add-in.
- Klik OK setelah semua add-in dinonaktifkan.
- Tutup dan buka kembali Microsoft Outlook dan unduh lagi file terlampir.
Kesimpulan
Setiap kali Anda tidak dapat membuka lampiran file, telusuri panduan ini untuk kemungkinan solusinya. Ingatlah untuk hanya mengunduh dan membuka file terlampir dari pengirim tepercaya, terutama jika lampirannya adalah file yang dapat dijalankan.
Bahkan jika email tersebut berasal dari seseorang yang Anda kenal, Anda harus ekstra hati-hati. Tanyakan untuk apa file yang dapat dieksekusi atau minta IT perusahaan Anda memeriksa lampiran file sebelum Anda mengunduhnya.
